Місце зберігання первинної та кадрової документації юрособи та підприємця. А раптом перевірка?

Останнім часом підприємці побоюються несподіваних візитів контролюючих органів – податкової служби, інспектора з праці і все частіше постає питання – чи повинен він зберігати первинні і кадрові документи на співробітників в місці здійснення діяльності. І що робити, коли таких місць декілька?

У випадку з юридичною особою відповідь на це питання ми можемо знайти в двох нормативних документах:

1. Законі України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», згідно з яким питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів. Підприємство самостійно визначає облікову політику підприємства і вибирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених цим Законом, і з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних ».

2. Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, які встановлюють єдині вимоги щодо створення документів, роботи з ними і їх зберігання на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності .

Відповідно, юридична особа може самостійно визначити локальними внутрішніми документом як їй вести бухгалтерський облік і де зберігати первинну документацію (позиція підтверджена рішенням Вищого адміністративного суду України у справі №К / 9991/26515/11 від 16.01.2013 р).

При цьому, відповідно до Правил діловодства в частині зберігання документів (https://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/paran530#n530), документи з моменту створення або надходження і до передачі на зберігання в архів установи зберігаються за місцем формування справ в службі діловодства або інших структурних підрозділах установи відповідно до номенклатури справ.

Керівники структурних підрозділів установи і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.

Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам – з письмового дозволу керівника установи.

Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш ніж на один місяць. Вилучення оригіналів документів (справ) допускається з дозволу керівника установи з дотриманням вимог з залишення копії документів.

Як ми бачимо, юридична особа може прийняти рішення про зберігання первинних документів не в офісі (магазині), а, наприклад, в місці знаходження бухгалтерії.
При цьому, згідно з правил діловодства, тимчасове переміщення документом терміном до 1 місяця з місця їх основного зберігання цілком можливо і не порушує законодавства.


Зовсім інша справа зберігання документів підприємцем.

По-перше, правила організації діловодства та архівного зберігання документів на підприємців не поширюються, оскільки будь-який підприємець є фізичною особою, а не юридичною.

По-друге, ст. 296 Податкового кодексу встановила такі правила ведення обліку і складання звітності платниками єдиного податку фізособами:

  • ведення книги обліку доходів (в разі оплати пдв – і витрат також);
  • подачі до контролюючого органу податкової декларації платника єдиного податку.

При цьому, згідно зі ст. 44 Податкового кодексу, для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та / або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання – з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності.

У разі ліквідації платника податків документи, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів, що передують даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.

Як ми бачимо, дані норми нічого не говорять про місце зберігання первинної та кадрової документації, порядок її формування, обліку і зберігання.

Таким чином, підприємець може самостійно прийняти рішення, де він буде зберігати первинну і кадрову документацію. І не обов’язково це має бути місце здійснення господарської діяльності, куди приходять перевіряючі.

Вважаємо, що з метою уникнення зайвої конфронтації з перевіряючими має сенс підготувати наказ (розпорядження), в якому визначити місцем зберігання первинної та кадрової документації співробітників місце проживання підприємця.

Відповідно, в разі перевірки, ви можете показати такий документ перевіряючим як обгрунтування неможливості надати їм документи відразу ж в момент їх візиту.

Таким чином у вас буде час, щоб порадитися з адвокатом і залучити його для юридичного супроводу перевірки.

Дата актуалізації статті – 2017р.

Консультації

20.10.2017

Якщо стаття була Вам корисна, Ви можете поділитися нею:

У Вас є питання або Ви готові домовитися про зустріч?

Ви можете задати питання через форму на сайті або зв'язатися з нами будь-яким зручним для Вас способом