“Неправильные первичные” документы при налоговой проверке

Как известно, со вступлением в силу Налогового кодекса доходы и расходы в налоговом учете признаются на основании первичных бухгалтерских документов, которые подтверждают сумму расходов, понесенных налогоплательщиком. Потому налоговые органы при проверках обращают особое внимание на правильность оформления этих документов, предъявляя порой самые неожиданные требования к их оформлению.

Ситуация

Во время документальной плановой выездной проверки на ООО «Мечта» должностные лица органов ГНС проверяли правильность признания расходов, участвующих в исчислении налога на прибыль. Со слов проверяющих, первичные документы предприятия составлены с нарушениями – не были подписаны директором и главным бухгалтером, поэтому предприятие теряет право на расходы.

Давайте проанализируем эту ситуацию и выясним, насколько справедливы претензии должностных лиц органа ГНС.

Как мы уже знаем, первичные документы должны составляться:

• либо на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных специальным государственным органом,
• либо в произвольной форме, но при этом они должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона от 16.07.99 г. №996-XIV (далее – Закон №996), без которых документ не будет считаться первичным.

В п. 2 ст. 9 Закона №996 сказано, что в первичном документе среди прочих должны быть такие реквизиты:
• должности лиц, ответственных за выполнение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи или другие данные, позволяющие установить лицо, которое участвовало в хозяйственной операции.

Как видим, не сказано, что первичный документ должен подписываться исключительно директором и/или главным бухгалтером. В конце концов это же не налоговая отчетность!

Но вопрос, кто имеет право подписывать первичные бухгалтерские документы, остается у нас открытым. Ответим и на него.

Положение, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. №88 (далее -Положение №88), поможет расставить все точки над «і» в данном вопросе. Пунктом 2.13 Положения №88 определено, что круг лиц, которые имеют право подписывать первичные документы или давать разрешение на совершение хозяйственной операции, устанавливается руководителем предприятия. Для того чтобы «очертить» этот круг, руководителю необходимо издать приказ об утверждении графика документооборота. Этот график и будет регулировать все вопросы оформления первичных документов на предприятии (п. 5 Положения №88).

Совет для тех, кто хочет на всякий случай подстраховаться: наличие у сотрудника права подписи первичных документов можно закрепить доверенностью (ч. 1 ст. 237, ст. 246 Гражданского кодекса). Доверенность должна быть подписана руководителем предприятия или другим лицом, уполномоченным на это уставными документами, и скреплена печатью предприятия.

А если вышеприведенные доводы не произведут никакого впечатления на проверяющих и по результатам проверки орган ГНС придет к выводу, что расходы были признаны безосновательно? Что делать тогда?
Тогда единственный выход из ситуации – обжаловать решение органа ГНС в административном и/или судебном порядке.

Дата актуализации статьи – 2014г.

Налоговое право

20.10.2014

Если статья была Вам полезна, Вы можете поделиться ею:

У Вас есть вопросы или Вы готовы договориться о встрече?

Вы можете задать вопрос через форму на сайте или связаться с нами любым удобным Вам способом